運営サイドな裏話
楽しい感じを伝えるだけでも良いとは思ったのですが、
今回はかなり凝った内容にしたため裏話・苦労したこと・反省点等はまとめておいた方が、次回開催の時に役立つと思うので覚え書きとして書いておこうと思います。
裏側的な話ばかりなので、興味がない方はブラウザバックよろしくお願いします。
座学に関して
内容が多すぎ・重複していた部分がある
レジュメの文字数が13000字オーバーの段階で、削らないと時間かかりすぎるだろうなというのは予測できたのですが準備不足もあり内容を削るまで至らず、スライドの制作もギリギリで内容の確認はしたもののスライド枚数が多すぎて実際に講義で読んだ段階でようやく、何度も同じようなこと言っているなぁというのに気付いたという残念な結果に。
事前に何人かに読んでもらっていたものの、内容が長すぎると読むだけで精一杯になってしまってチェックにならないので、書き手がもっと内容をまとめて書くように心がけないといけないなと思いました。
イラストがあって助かった
タンビさんがイラストをたくさん描いてくれたおかげで、スライドを作った時に文字だらけの眠たい講義にならずに済みました。
内容的に写真素材では対応しきれないというのもあったのですが、今後の講義も聞き手が飽きないような楽しいスライド作りは意識して作っていこうと思います。
レジュメの事前配布
座学のの内容がかなり時間がとられそうだったので事前にレジュメを配布しておいて、サクサク進行で座学を進めていく予定で進めて終了したのは想定していたよりも30分近く早く終わりました。
時間的にはよかったですが、スライドの内容は全部一通りなぞるような講義になってしまっていてこれならレジュメを事前配布しなくてもよかったのでは？？っていう進行だったので
レジュメを事前配布するならもっと簡略的な講義にしてもいいのかなと思いました。
コースに関して
コースは所長にお願いして体験走行会みたいなコースを作ってもらっていた
コース設計まで自分でやった方がいいのかと最初の計画段階では構想してたのですが
タイヤバリアを移動して敷地面積を広く使った時の距離感がわからなかったので、自分でコースを考えたとしてもテストしてみないとどんなコースになるか想像することができませんでした。
タイヤバリアを移動してテストするなんて休業日でもなければできないので何度もPPSのコースレイアウトを考えてる所長にコース制作はお願いしていました。
テーマ的にそこまでコースレイアウトが重要でなかったので、この方法でもいいだろうと判断しましたが、今後なにか狙ったコースを考えるのであればある程度は自分で考えないといけないなと思います。
ウォーミングアップコースはコース設営の時短のために本番コースのパイロン配置のまま通り方を変えてタイヤを温めやすそうなレイアウトに
大会っぽさを追求するのであれば、パイロン配置も変えてウォーミングアップコースを設営すすべきだという話もあったのですが進行具合が事前に読めなかったため、パイロン配置は変更せずにマーカーのみを移動させて違うコースにしました。
時間的にコースウォークをする時間はなかったと思うので、大丈夫だったと思うのですが朝にコース図を配布していたため2ヒート計測コースを先に歩いてしまった人がいたかもしれないので、時間が読めていればパイロン配置も変えて設営した方がよかったなぁと思いました。
安全面に関して
車両誘導係が欲しい
一本ＧＰの時に、ゴールしてからスタートへ向かう時にターンする方向を決めていなかったため車両が入り乱れてしまい順番に並んでもらうことが難しかったため、
途中からパイロンを置き、ターンする方向を指示することで順番に並んでもらうことができたが転回場所を広く取れない会場の場合は車両誘導係をつけておいた方が事故を防げるんじゃないかと思います。
通路は設計すべき
PPSで３班中2班が走行する場合はバイクを停めているエリアから走行エリアへ向かう時にどうしても車両同士が交錯してしまうため危なそうな場面が何度かみられた。
朝のミーティングの際に徐行するように伝えていたものの、交錯する場面が多すぎると事故が起きる可能性は高まるので、できるかぎり通路を設営しそこを通るというルールを作って交錯する場面を減らせるように今後は対応していこうと思います。
今回は車両誘導をしてくれた講師の方と参加者の方々が良い感じのルートを作ってくれたのでよかったですが、待機列からスタートエリアに向かう時にデカパイロンの縁石のところでステップを当てて折ってしまっていたしろ君には申し訳なかったです。
マーシャルについて
マーシャルのお仕事説明が座学の時に軽く触れただけで、きちんとしたマーシャルの説明ができていなかった
マーシャルのお仕事に関しての説明は座学の時にやっていたからいけるだろうと思っていましたが、実際やってもらうと担当区域と違うところのペナを取ってしまって二重でとってしまったりしていたと後で聞きました。
これに関しては、担当範囲について細かく話していなかったり、実際にデモをしてみせていなかったり、ペナルティの報告方法の説明を飛ばしていたりで説明がグダグダだったのが原因だと思います。
本番中に自分がMCをやっていると全体を見渡すことが全然できていなかったので、ちゃんとできているかというのを確認する人員を立てておくべきでした。
マーシャルチーフは必要
マーシャルチーフはなかなか当たることのないお仕事だから、大会未経験の参加者に当てる必要はないだろうとマーシャルと車両誘導のみお仕事を割り振ってみたのですが、
マーシャルから記録係をやってくださっていた奥様へのペナルティ報告がまとまっていなかったためマーシャルチーフを奥様が兼任してもらう形になってしまっていました。
普段の大会っぽいイベントの時も似たような人員配置でやっているので大丈夫だろうと思って見込んでいましたが、不慣れな人にマーシャルをお願いするのであれば、全体を見渡し報告をまとめ、確認するマーシャルチーフを慣れた人にお願いしておいた方がちゃんとした大会っぽさは出たんじゃないかと思いました。
タイムスケジュールに関して
タイムスケジュールはざっくり考えて、現地で臨機応変に対応するプランで進行させていた
レジュメ、スライド作りで手一杯になってしまってタイムスケジュールまで考える余裕がなかったので大枠だけ考えといて臨機応変に対応していけばなんとかなるだろうと思っていましたが、やってみると座学が想定よりも30分近く早く終わり、タイムスケジュールがかなり変更になってしまって配布していたタイムスケジュールがあまり役に立っていなかった。
臨機応変に対応しようと思っていたので、都度時間変更は口頭で伝えていましたがホワイトボードに書くなどしてタイムスケジュールの変更がその場にいる全員にちゃんと伝わるように対応すべきでした。
休憩時間について
３班に分けて休憩時間をとってもらっていたのですが、講師の方の割り振りまでは考慮していなかったので講師の方が休憩に入りにくい状況になってしまっていました。
途中で気づいて、声はかけたものの交代で休憩に入らないと持ち場に人がいなくなってしまうため、班ごとに担当を決めておくべきでした。
車両共有で参加される方への配慮
今回夫婦で同じ車両を共有して参加される方が2組いたので、走行班を分けたのですが2班同時に入る時間帯に被ってしまう班に入れてしまったため走行時間が少なくなってしまっていました。
タイヤウォーマーのかける時間とか、交代にかかる時間も考え、走行枠で損が出ないよう班わけ、タイムスケジュールを組めるよう考えないといけないなと。
どうしても組めない場合は少しでも走ってもらえるよう調整を行うなどして対応していこうと思います。
模擬大会の交代時間
模擬大会の時のウォーミングアップをどうするかという点で、計測コースは走らずに8の字２面で１班5人を時間内で効率的にタイヤを温めようと思うと難しく出走順が速い人がおそらく一番長く8の字を走れてタイヤが温めれてしまうんだろうなと思い
計測班の次の班が8の字エリアで先に順番にタイヤを温めておいてもらい、計測のタイミングになったら順次走ってもらうというタイムスケジュールを考えていました。
が、、実際やってみると出走前8の字ができずにいきなり計測っていうほうが酷だったなぁと反省。。緑班の方々には特に申し訳ないことをしました。
タイムスケジュール通りいかないのでどうしようかと現地でテンパっていたらzumaさんが良い感じに出走前8の字をするように誘導してくれたので助かりました。
急に変更してしまったので参加者の方々を混乱させてしまい申し訳ございませんでした。
経費について
コピー代は地味に痛い
コース図、参加者名簿の用紙をわかりやすくカラーで作ってもらったので印刷もカラーで！と意気揚々とコンビニで印刷しようとしたら両面プリントだと1枚100円かかり。。用紙の完成がギリギリだったので職場で印刷するっていう禁じ手も使えなかったので諦めてファミマで人数分を印刷しそこそこの金額になってしまいました。
趣味なので割り切っていますが、継続させていくためにもこういうコストは極力落としていけるように考えていかないといけないなと思います。
参加費について
今回は大会っぽさを追求するために景品をトロフィーを100均で準備して、副賞はなごやん1個という感じで金額的にはしょぼい感じになってしまいました。
参加費を上げて、経費に回してもいいんじゃないか？という話もあるのですが、お金を受け取る以上には会計をしっかりしないといけないと思うので参加費を上乗せしてまで景品をだそうというのは考えていません。
フランチャイズ元のぁぉ練の方では、景品は各自持ち寄ってくじ引きでプレゼント交換みたいな感じでやっているのでそちらの方式を真似させてもらうという方が健全で楽しいんじゃないかなと思っています。
また、参加費を上げていくらか利益をだしてもいいんじゃないかという話もあるんですが
これをしてしまうと楽しいボランティア企画では済まなくなってしまって、講師をお願いしにくくなってしまいます。
講師の方々や、PPSさんの協力がないと成り立たない会なので参加費の上乗せは今後も行わず違う方法で負担を減らしていけるように考えていこうと思います。
その他反省点
雨の場合の想定をするのが遅く連絡が直前になってしまった
雨の場合どうするのか？という話は０回をやる前に所長と話し合いをしていたのですが、
回ごとに行っておらず、今回は直前に雨予報になってきてから決めることになってしまい参加者の方々に予定を伝えるのが遅くなってしまいました。
基本的に雨でも自由参加という形で開催するっていう方針で行こうと思いますが、参加者・講師の方々が雨ならやめとくっていう人が多い場合、会として成り立たない場面が想定されるため、ある程度雨でも来てくださる人に楽しんでもらえるようなサブ企画も考えておいた方がいいのかなと思っています。
質問しにくい・アドバイスしにくい環境
見知った人同士ならアドバイスなどをしやすいというのはどの界隈でもそうだと思うのですが、kota練の場合講師と参加者という立ち位置がある関係上
参加者から質問するハードルがもしかしたら上がってしまっている？という感覚はたしかにあって、こちらからどんどん話しかけていくようにはしています。
自分もA級のめっちゃ速い昔からやってる超ベテランな選手においそれとアドバイスくださーい！って話しかけれないので、おそらく似たような状況なんじゃないかなと。
講師の方々に担当してもらう参加者を決めてアドバイスしてもらうというのも一つの手だとは思うのですが、いろんなジャンルで活躍されている講師の方々を呼んでいるため
担当を決めてしまうと、参加者からするとあの人の話も聞きたかったのにーってなるんじゃないかなと思うわけです。
なので、できるだけ今のスタンスで講師サイドからアドバイスを積極的に行うようにお願いしていきたいと思っています。
どんなアドバイスを求めてるのかというのを観察して気づくというのも、アドバイスする側の糧となるはずです。
グダグダMC
大会っぽさをだそうとMCをやろう！！と企画してみたもののMC経験がなかったのでなんとか盛り上げようと大会動画などをみて勉強ましたが、しゃべる内容が追い付かず同じようなことばかり言ってしまっていてイマイチだったんじゃないかなと。
拡声器でやるなら、スピーカーを向ける向きを気にしていないと走行している人に向けていたら出走前にMCを聞いてテンションを高めてほしい観客には届かない。
スターターとMCのやり取りは事前の打ち合わせ通りですべき。アドリブで選手紹介などをしてしまうとスターターがやりにくいのでスタートしてから喋るように気をつける。
など、初めてのMCで凡ミスが多かったなと思うので次回までに要勉強。
役割分担を自分に集中させすぎた
代表は裸の王様であるべきだ。
と思わされた今回。任せれるところは任せようと思いつつも、決定権は自分にあるので様子見ながら決めていこうと思っていたら、結局自分がやらないと！っていう感じになってしまって任せられる仕事を任せきれず手一杯になってしまいグダグダになってしまっていました。
事前にシミュレーションを行い、役割分担を決めて任せるようにして何か変更点や修正しないといけない場面になったら自分が決めていくという方針にしていくようにする方が良いのかなと思いました。
特に今回のようなマンパワーが必要な企画を行う時は、自分一人で回そうとしてしまうと全体を見渡すことができず思わぬトラブルが発生する可能性があるので、講師の方々の負担を増やすことになりますがいろいろお願いするようにしていこうと思います。
今回はお願いしなくても助けてくださっていた場面が何度もあり、本当に多々ありがとうございました。
講師の方々に助けてもらった点
バタバタしていて気づけていなかった点もあると思うのですが、気づけた点をまとめてみます。
etsugoさん
1本GPの待機列をどう並べるかまでこちらで考えていなかったため、渋滞してしまっていたのを地面にチョークで進行方向を書いたりして待機列を並びやすくしてくれて、待機列がスムーズに整いました。安全面での配慮が足りていなくて事故が起きかねない状況やったので、未然に事故が防げて本当に助かりました🙏💦💦
まろくん
トランポ取り上げちゃったので、寒い中自走で来てもらっただけでも頭がめり込むくらい上がらなかったのですが…
1本GPを始める時に、「誰でもできる仕事なら僕やりますよ！」とやり方を聞いて真っ先にスターター業務を行ってくれたおかげで仕事が分担できて1人への負担が減らせてよかった！仕事任せるのが苦手な人なので、率先してやってくれる人がいるとめっちゃ助かります🙏
あと、開催模様のブログも書いてくれてありがとう！✨
hurryさん
1本GPの方に人員が集中してしまっていたため、ウォームアップエリアが手薄になってしまっていた所をフォローして入ってくださり、色んな人に話しかけてアドバイスまでしてくれていて単なるウォームアップではなく、練習になる計測エリアになっていて素敵でした！😆
Twitterの方では感想ご意見頂きありがとうございます！参考になりました😊
どM野さん
YouTubeにkota練の動画をアップするということで朝から撮影をしてもらい、一人一人の動画を撮りつつ笑える素敵な動画を作ってくれました😊
1本GPのシグナルも音声だけでしか使えないと思い諦めていたシグナルをいい感じに三脚に設営してもらい見える形にして頂き助かりました👍
zumaさん
夜勤明けにも関わらず来てくれて、デモ走行やスターター業務を行ってもらい、模擬大会の車両誘導ではこちらのミスでグダグダになりかけていた8の字ウォームアップを計測でちゃんと走れるように誘導してくださり助かりました( ´>ω<)人
最後に
他にも書き出すとあるような気がしますが、今回の反省会はここまで。
こうした方が良いんじゃない？という話を頂けると、今後の会のクオリティを上げるきっかけとなると思うので、内外問わずアドバイス頂けると幸いです。
次回開催の際には今回の反省点を活かし開催できるよう頑張っていこうと思いますので
参加して頂けると嬉しいです！
ではまた！ヽ(・ω・)/
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